A pasta de prestação de contas é uma das ferramentas mais fundamentais de uma gestão condominial correta e transparente, e hoje em dia, um condomínio pode gerar tantos documentos quanto uma empresa dependendo do seu tamanho, número de funcionários, número de áreas de lazer, entre outros influenciadores.
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Mas onde toda essa papelada deve ficar guardada? Afinal documentos precisam estar guardados, organizados e seguros. Os documentos, de um modo geral, podem ser guardados na administradora do condomínio, afinal, como escrevi no parágrafo acima, hoje em dia o condomínio pode gerar tantos documentos quanto uma verdadeira empresa, e quanto mais antigo for, quanto mais anos tiver a edificação, mais o condomínio precisará de espaço para a guarda destes documentos. Claro que, nos dias de hoje, naturalmente, com o suporte da informática, tudo ficou mais compactado e mais fácil de guardar e manusear.
Já a pasta de prestação de contas é uma das ferramentas principais e mais importantes de uma gestão condominial transparente.
A pasta é um documento do condomínio, e por isso, todos devem ter acesso a ela, sendo prioridade da vista, assim que a mesma chega da administradora, será dos conselheiros e do síndico, e somente após, os moradores podem olhar os documentos, e lembrando que não há uma regra sobre quem deve ler primeiro a pasta, se o síndico ou o conselho, e sim, o importante é que estejam todos a par das finanças do empreendimento.
Jamais se deve negar o acesso à pasta ao condômino, porém ela deverá ficar guardada em local específico, do condomínio ou na administradora.
No caso de algum morador reinvindicar analisar a mesma, deverá avisar com antecedência ao síndico do condomínio e a administradora (caso esta esteja lá guardada) e analisá-la no próprio local. Jamais deve levar a pasta para casa, ou seja, há o livre acesso, mas o gestor tem responsabilidade pela guarda dos papéis.
Eu ainda aconselho os síndicos arquivá-las por cinco anos, conforme ditava a Lei 4.591/64, art. 22, § 1º, letra g, mesmo que a Lei 10.406/02, do novo Código Civil, não tenha mencionado esta antiga imposição, vejo como muito salutar manter a regra da Lei 4.591/64, sob pena de comprometer as gestões futuras, afinal a responsabilidade da guarda é do síndico. A pasta, portanto, poderá ficar arquivada tanto na administradora como no condomínio, por cinco anos.
Fale como sua administradora, pois o ideal é que a pasta não demore para chegar ao condomínio, mesmo naqueles que fazem uso de pasta de prestação de contas virtual e com a atualização do arquivo em tempo real, pois ainda existem um grande número de pessoas que preferem a pasta física e se esta opção também for a do condomínio, deverá estar à disposição logo.
Lembrem-se: toda prestação de contas deve ser feita embasada em documentação que comprove os dados das despesas e receitas do condomínio, sem esta devida documentação, a prestação de contas não terá valor jurídico.
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Por Amanda Accioli
Síndica Profissional, Advogada Condominialista, Diretora Regional SP da ANACON, Membro da Comissão de Direito Condominial OAB/SP, “podcaster” do Sindicolab no “Síndicas à Beira de um Ataque de Nervos”, articulista e palestrante.
Instagram: @acciolicondominial
