É sabido que a Administração de um Condomínio por vezes pode ser uma tarefa difícil e desgastante. Isso porque o Síndico é responsável pela manutenção das instalações, pela gestão de funcionários, administração e contabilidade, sem mencionar a necessidade de presença constante no Condomínio a fim de resolver os próprios conflitos internos.
Por essa razão, é de suma importância que o Síndico possua uma lista de tarefas organizada e conheça suas próprias atribuições legais, para que se contribua para uma gestão eficiente e um ambiente mais harmonioso entre os moradores. Para tanto, segue abaixo uma lista das obrigações mais importantes, separadas pela frequência com que devem ser realizadas:
LISTA DE TAREFAS[1]
DIÁRIO
SÍNDICO – Manter uma boa comunicação com o zelador – Exigir que o zelador verifique o livro de ocorrência e notifique-o
JARDIM – Observar as plantas, falta ou excesso de água, pragas e doenças – A rega pode ser diária ou a cada 2 dias
LIMPEZA – Limpeza do hall de entrada; recolhimento do lixo – Salão de festa e de jogos, salas de ginástica, e outros espaços de convivência do condomínio devem ser limpos e fiscalizados de acordo com a utilização dos condôminos. A limpeza pode ser diária ou com intervalo de dois dias.
SEGURANÇA – Verificar funcionamento câmeras de vídeo e gravação
CONTRA INCÊNDIO – Conferir se as escadas estão desobstruídas
GERAL – Atenção a objetos deixados na garagem e portaria (notificar moradores
ELEVADOR – Observar se há ruídos e anomalias de funcionamento no elevador
PISCINAS – Filtragem e limpeza com rede; a cloração pode ser feita a cada dois dias
BOMBAS – Verificar os quadros de comando e tubulações para se evitar vazamentos em torneiras ou canos
SEMANAL
SÍNDICO – Acompanhar lançamentos e despesas feitos pela administradora (internet)
ZELADOR Uma inspeção informal no condomínio é muito recomendável, para prevenir problemas e detectá-los logo no início. Confira o Guia SíndicoNet Check-up Predial, com dicas e formulário com os itens a serem vistoriados
PISCINAS – Controle do pH e outras ações
CONTRA INCÊNDIO – Verificar integridade – lacre e carga dos extintores
GRUPO GERADOR – Verificar nível de óleo, entradas e saídas de ventilação desobstruída, local isolado
INSTALAÇÕES HIDRÁULICAS – Verificar a limpeza de reservatórios (inferior e superior)
PLAYGROUND – Verificar integridade dos brinquedos, encaixe e apertos dos parafusos, peças quebradas, desgastadas, se estão adequadamente chumbados, sem riscos aparentes
QUINZENAL
JARDIM – A manutenção ideal do jardim seria 2 vezes no mês (poda, limpeza, controle de pragas e doenças etc.)
GRUPO GERADOR – Fazer teste de funcionamento por 30 minutos
BOMBA D’ÁGUA – Alternar a chave no painel elétrico para utilizá-las em sistema de rodízio
INSTALAÇÕES HIDRÁULICAS – Limpeza dos ralos e grelhas das águas pluviais e calhas
MENSAL
SÍNDICO – Acompanhar os casos de inadimplentes – Acompanhar, Fiscalizar e Analisar – notas fiscais, extrato bancário, pagamentos, contribuições etc. – Ter um plano de previsão de despesas/receita anual e estabelecer os gastos por área (manutenção, consumo de água, encargos sociais etc.). Comparar o planejado com o real no final do mês e projetar os meses seguintes – Verificar se todos os atestados estão em dia, como NR 10 Pára-Ráios (Normas Regulamentadoras de Instalações Elétricas); NR 5 CIPA (Normas Regulamentadoras de Segurança e Saúde no Trabalho) – Checar os balancetes de prestação de contas aos condôminos – Checar recolhimento dos direitos trabalhistas (INSS, FGTS etc) – Checar pagamentos de funcionários, contas água e luz etc.
CONSELHO – Reuniões mensais para prestação de contas e análise da parte operacional
ZELADOR – Checar se todos os equipamentos e seus comandos estão em perfeita funcionalidade: Alarme de incêndio, Bomba de recalque, Bomba d’água, Central da portaria, Disjuntores, Quadro de força, Sistema de segurança, Pára-raios – Acompanhar revisão de manutenção dos elevadores – Sinalização interna – indicação fluorescente de escada, extintores, porta corta-fogo etc. e de filmagem no ambiente
JARDIM – Adubar o jardim
BOMBAS – Verificação de vazamentos e/ou vibrações anormais das bombas de recalque de água potável, esgoto, águas pluviais e de incêndio – Verificar o funcionamento das bombas submersas
PISCINAS – Supercloração (em períodos de maior uso)
ILUMINAÇÃO DE EMERGÊNCIA – A iluminação de emergência deve ser testada uma vez por mês, simulando uma falta de energia. Se o sistema não funcionar por pelo menos 1 hora, o equipamento está com problema.
EQUIPAMENTOS CONTRA-INCÊNDIO – Porta corta-fogo: verificar a regulagem das portas (lubrificação, trincas etc)
ESCADA – Alternar os ventiladores através de chave comutadora, para reduzir desgaste
PÁRA-RAIOS – Verificação visual. Observar se os cabos metálicos não estão soltos. Eles devem estar presos pelo isolador para o funcionamento correto
PORTÕES AUTOMÁTICOS – Lubrificação
ELEVADORES – Regulagem das sapatas de freio realizada por um especialista, pois a não vistoria pode comprometer a precisão de frenagem e ocorrer danos no tambor
GERADOR – Vistoria pela empresa de manutenção
BIMESTRAL
SÍNDICO – Rever os contratos de manutenção (60 dias antes do reajuste) e iniciar negociação
ZELADOR – Checar condições das ferramentas de trabalho dos funcionários (inclusive EPI – Equipamento de Proteção Individual, como luvas e botas para faxineiros, entre outros)
EQUIPAMENTOS CONTRA-INCÊNDIO – Testar bomba de incêndio
ILUMINAÇÃO DE EMERGÊNCIA – Verificar fusíveis, carga da bateria selada, nível de eletrólito da bateria
BOMBAS PISCINAS – Manutenção/Visita periódica
TRIMESTRAL
INSTALAÇÕES HIDRÁULICAS – Verificar e limpar as caixas de passagem de esgoto e águas pluviais
CONTRA INCÊNDIO – Porta Corta-Fogo: Aplicar óleo lubrificante nas dobradiças e maçanetas – Mangueiras: Esticar e fazer nova dobra, em local diferente da dobra anterior, para não criar vícios e originar furos com o desgaste do tecido
SEMESTRAL
INSTALAÇÕES HIDRÁULICAS – Acionar as tubulações que não são constantemente usadas (ladrão da caixa d’água, por exemplo) – Testar abertura e fechamento dos registros dos subsolos e cobertura (barrilete) – Verificar estanqueidade e regulagem dos mecanismos de descarga – Verificar ralos e sifões das louças (tanques e pias)
CAIXAS D’ÁGUA – Limpeza (pode-se chamar empresa especializada) – Checar se o cano do fundo está em bom estado – Verificar se as bordas de alvenaria para conter o acesso da água das chuvas estão em perfeitas condições
ANUAL
SÍNDICO – Extrato de pagamento por funcionário do INSS e FGTS – Verificar envio da RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) e DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte) – Cronograma do pagamento de impostos e acordos sindicais – Despesas de 13º salário dos funcionários – Seguro de vida para funcionários – previsto em acordo coletivo – Verificar pagamento da taxa anual de licença para o funcionamento dos elevadores e outros aparelhos de transporte (pagas à prefeitura) – Verificar renovação de contratos: seguro; manutenção de elevadores, bombas d’água e piscina; administradora – Previsão Orçamentária e Prestação de Contas à Assembléia Ordinária – Dedetização e desratização – Alvará de Licença de Funcionamento do Condomínio – para condomínios comerciais e/ou de uso misto. – Verificar ações do PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) e PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) – vistoria, laudo e certificado anual – Verificar formalização de CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes) – pelo menos um funcionário designado
DECLARAÇÃO DE IMPOSTO DE RENDA DO CONDOMÍNIO – Ainda que obrigado a se inscrever no CNPJ, o condomínio não está sujeito à apresentação de declaração de rendimentos (atualmente, Declaração Integrada de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica – DIPJ), por não ser pessoa jurídica ou equiparada.
INSTALAÇÕES HIDRÁULICAS – Verificar e eventualmente trocar os vedantes (courinhos) das torneiras, misturadores de lavatório e registros de pressão – Vistoria contra vazamentos por empresa especializada
TELHADOS, CALHAS E RALOS EXTERNOS – Vistoria antes do período das chuvas (janeiro a março);
CONTRA INCÊNDIO – Extintores: recarga anual (a cada cinco anos fazer o teste hidrostático) – Mangueiras:teste hidrostático anual – Formação e treinamento de brigada de incêndio – AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros) – residencial e comercial: a cada três anos; de uso misto: dois anos
INSTALAÇÕES DE GÁS – Recomenda-se um check-up realizado por um profissional
ELEVADORES – Inspeção anual rigorosa, a cargo do responsável pela conservação – Relatório de Inspeção Anual (RIA) dos elevadores, assinado pelo engenheiro
PARA-RÁIOS – É necessária uma verificação anual das condições do aparelho e do aterramento, incluindo medição ôhmica (resistência do metal), por empresa especializada. A cada 5 anos, revisão completa do sistema
CAIXAS D’ÁGUA – É recomendável, quando da ocasião da limpeza semestral ou anual, solicitar uma análise da água.
OCASIONAL
CONSELHO – Reuniões emergenciais quando ocorrer algum fato incomum, para analisá-lo, e ver quais serão as providências
PISCINA – Clarificação e decantação
ELEVADORES Checar, para garantir, o nível de óleo. Utilizar o elevador com o nível de óleo abaixo do recomendado pode gerar avarias no eixo da máquina, diminuindo o conforto e aumentando o custo do reparo
INSTALAÇÕES ELÉTRICAS – Inspeção profissional e atestado de regularidade
JARDIM – Além da poda mensal (limpeza galhos, folhas secas, etc.) existe a poda de formação e condução dos ramos. A poda de limpeza será feita todo mês, já a de formação e condução cada espécie tem seu tempo a ser respeitado. – Misturar a terra ao calcário sempre que necessário para afofar a terra
[1] Fonte: Sindiconet. Disponível em: https://www.sindiconet.com.br/informese/rotinas-da-administracao-do-condominio-administracao-atribuicoes-do-sindico. Acesso em 27 de março de 2018.
