Preparando a ata do condomínio

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Preparando a ata do condomínio

A ata nada mais é que um documento que contém tudo o que foi determinado em uma reunião de Assembleia do condomínio, atuando como probatória das medidas que foram acordadas e também serve como suporte para a atuação do síndico.

Todo o registro da ata precisa ser feito corretamente, para que no futuro, se for necessário o documento possa ser utilizado para alguma verificação ou comprovação.

Por mais que seja uma função do secretário da mesa da Assembleia Geral, é recomendado que o síndico entenda e saiba como fazer uma ata de condomínio, com todas as características do documento.

 

 

O portal Síndico Legal listou alguns conteúdos que vai ensinar e dar dicas de como fazer uma ata de condomínio, seja ela para eleição de síndico, prestação de contas, aprovação de reformas, entre outros temas que surgem para ser discutida em Assembleia.

Até pode parecer simples criar uma ata de condomínio, mas não se iluda. Existem etapas básicas que precisam ser respeitadas para que o documento seja válido.

Para os síndicos que possuem dúvidas, ou até mesmo moradores que se interessam pela gestão condominial, precisam entender quais são as regras determinadas pela Convenção do condomínio e ajudar para que o secretário possa compreender as normas antes de começar a reunião da Assembleia.

 

 

Os registros na ata devem ser diretos, objetivos e com uma linguagem informal, e principalmente, deve-se evitar usar adjetivos.

É obrigatório que na ata contenha: o nome do condomínio, se a Assembleia é Extraordinária ou Ordinária, data, hora, lugar, nomes do presidente, do secretário, uma lista de presença de condôminos e também uma lista dos condôminos ausentes. É interessante que haja uma lista de pautas e decisões, e é preciso também verificar se existe quórum presente para concluir certas deliberações.

 

 

E para finalizar deve incluir na ata a assinatura dos presentes, do secretário e do presidente da mesa.

Para simplificar e ajudar no trabalho do secretário, o síndico pode preparar e deixar um Modelo de Ata de Condomínio, assim, quem se interessar em convocar uma Assembleia pode utilizar as informações abaixo para poder fazer o trabalho passo a passo corretamente. Portanto, segue algumas dicas para criar a ata durante as Assembleias:

 

  • Distribua uma lista de presença
  • Tente adicionar o máximo de informações antes da reunião começar
  • Anote todas as ações e decisões da Assembleia condominial
  • Caso necessário e se for solicitado, deve anotar um resumo do debate

 

No final da Assembleia, a ata deve ser lida para que todos os presentes aprovem e assinem.

Depois que todos assinarem a ata, o síndico poderá disponibilizá-la nas áreas comuns, como mural de avisos, elevadores, ou pode enviar uma cópia para os condôminos, e até mesmo disponibilizar no aplicativo de gestão no caso de o condomínio possuir essa plataforma, assim todos os condôminos ficam cientes do que foi definido em Assembleia, estando ele presente ou não.

 

 

Lei

Anteriormente, a Lei nº 4591/64, determinava que uma cópia da ata de Assembleia deveria ser distribuída aos condôminos em até 8 dias.

Mas com o Novo Código Civil, ficou definido que o prazo para enviar a ata fica a critério da Convenção de cada condomínio.

Caso não conste na Convenção nenhuma determinação a respeito do prazo, o recomendado é cumprir o prazo da antiga lei.

O Código Civil não estabelece que a ata do condomínio seja registrada em cartório, mas caso seja exigido pela Convenção, o síndico deve obedecer e realizar o procedimento.

 

 

Como responsável do condomínio, o síndico também fica responsável pelas atas, sendo guardadas no Livro de Atas, e mantendo o arquivo por pelo menos cinco anos.

É um documento que precisa estar disponível e em posse do condomínio ou da administradora de condomínios.

 

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Priscila Pergo – Redação Síndico Legal

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