Gerenciamento de contratos em condomínios

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Contrato, segundo definição em dicionário, significa, “Instrumento escrito ou verbal por intermédio do qual as partes convencionam prazo, preço, condições e obrigações mútuas para a consecução de determinado fim lícito”.

Embora a lei determine que a relação contratual possa ser verbal ou escrita, recomenda-se que na relação condominial ela seja feita expressamente na forma escrita. O termo contratual é que dará segurança jurídica na relação entre o condomínio com funcionários e empresas terceirizadas.

Cada contrato terá uma origem e um fim diferente, e lidar com essa grande variedade de informações exige um conhecimento e uma grande organização. Para auxilia-los nessa tarefa, preparamos a seguir, um passo a passo para gerir seus contratos da melhor forma possível.

Primeiro passo: elabore bons contratos

O primeiro passo para se evitar futuros transtornos e enormes dores de cabeça, começa com a elaboração do pacto contratual, lembrado que o contrato faz lei entre as partes e o que está estipulado deve ser cumprido por ambas as partes. Assim, uma redação bem feita evita muitos problemas. Esteja atento para que as principais informações estejam descritas no documento, em especial nome das partes, CPF ou CNPJ, endereço, meios de contato, valor do serviço ou produto negociado, e termos específicos de cumprimento de padrão de qualidade e datas de entrega.

Com todos esses itens inclusos em seu contrato, você transforma o documento em uma verdadeira ferramenta de controle de fornecedores e clientes. Caso se sinta inseguro quanto aos termos contratuais, o ideal é que se contrate um profissional habilitado e especializado em fazê-lo.

Segundo passo: retifique os contratos já firmados

Faz parte de uma boa gestão reavaliar os contratos já pactuados, afinal as parcerias anteriores podem simplesmente não corresponder a realidade atual do mercado, que está em constante modificação. A reavaliação periódica dos contratos já firmados ajuda a encontrar pontos que podem ser melhorados.

Tenha cuidado com contratos que se renovam automaticamente, especialmente com instituições financeiras: os reajustes frequentemente são abusivos, e serviços não solicitados ou desnecessários podem ser incluídos.

A reavaliação contratual também permite a análise da qualidade de prestação dos serviços, e questões específicas podem ser inseridas no novo documento. Em exemplo, horários estabelecidos de entrega de documentos, periodicidade e horário de manutenções e limpezas de instalações, etc.

Terceiro passo: ordene seu ambiente físico

Se para encontrar determinado documento você precisa procurar em todos os espaços de sua casa ou trabalho, você está com sérios problemas, principalmente se você administra vários contratos diferentes. Assim é essencial que se mantenha uma organização especifica, separados por natureza dos serviços, empresa e data de vencimento. Tenha especial atenção aos documentos trabalhistas.

Todos os contratos devem ser mantidos em local seguro e de acesso restrito, mas lembre-se que todos os condôminos devem ter amplo acesso às informações, sempre que solicitado.

 

 

Quarto passo: abuse da tecnologia a seu favor

Um grande volume de papeis é sinônimo de burocracia. Sempre que possível, arquive digitalmente. Digitalize documentos. Bancos oferecem comprovantes de transações por vários anos após a sua efetivação.

Mantenha back up constante dos seus arquivos. Vírus e defeitos físicos de discos rígidos podem impossibilitar acesso permanente a documentos.

Servidores virtuais, como o google driveicloudlocaweb e vários outros, tem um custo bastante reduzido frente à enorme segurança dos dados. Além disso, podem ser acessados em qualquer local com acesso a internet.

A Central de Condomínios disponibiliza a seus clientes um software de alta tecnologia que permite amplo acesso a documentos do condomínio, para síndicos e condôminos, de qualquer dispositivo móvel ou desktop.

 

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Fonte: Central de Condomínios

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