A partir do mês de JULHO do corrente ano, os condomínios de todo o país deverão se adequar às novas regras estabelecidas pela Legislação quanto às escriturações fiscais, trabalhistas e previdenciárias dos seus trabalhadores.
O Decreto n. 8.373 de 2014 instituiu uma nova forma de padronização das informações com o fim de unifica-las, e, ao mesmo tempo possuir em suas mãos uma nova ferramenta de controle, com o envolvimento, inclusive, de vários órgãos públicos, quais sejam, a Receita Federal, o Ministério do Trabalho, o INSS e a Caixa Econômica Federal, chamado de e-Social.
QUAL O PAPEL DO SÍNDICO ANTE A NOVA ESCRITURAÇÃO DIGITAL?
Os síndicos devem se atentar a essas novas mudanças, questionando, inclusive, as administradoras ou escritórios de contabilidade que cuidam da parte fiscal, trabalhistas e previdenciárias de seus condomínios, se estão alinhados com a nova sistemática implantada pelo Governo.
Esse controle, também e, principalmente, por parte do Síndico, é de suma importância com o fim de resguardar o condomínio de futuras implicações, pois, o não cumprimento das obrigações legais em tempo hábil por parte da Administradora ou do escritório de contabilidade, poderá acarretar em pesadas multas e possíveis fiscalizações ao condomínio.
Na verdade, o processo de adequação para o e-social deve já estar sendo planejado, pois, a depender da forma como esteja sendo efetuada atualmente a administração dessas escriturações, haverá a necessidade de mudança de postura em relação a possíveis registros retroativos, uma vez que estes não poderão mais ser efetuados, devendo se adequar à nova padronização, sob pena de retificações e com isso alertar o órgão fiscalizador pela vulnerabilidade que a retificação traz.
QUAIS AS PRINCIPAIS MUDANÇAS DE ACORDO COM O NOVO SISTEMA?
As principais mudanças ocorridas e que deverão merecer atenção especial por parte dos gestores, são alguns itens que julgamos de suma importância e que, se não observadas, resultarão em uma série de problemas, ocasionando grande impacto econômico para o condomínio.
Como o e-social é um sistema que foi criado como um conjunto de aproximadamente 45 arquivos, com layouts próprios e que serão utilizados pelos empregadores para enviar, via Internet, por meio do site do e-Social, respeitando os prazos estabelecidos pela plataforma, informações trabalhistas, previdenciárias, do FGTS e do Imposto de Renda, ou seja, todos os dados incidentes sobre as remunerações pagas ou creditadas pelo condomínio aos seus funcionários, o atraso na prestação dessas informações poderá gerar multas, impactando, consideravelmente, o financeiro desses condomínios. Vejamos:
A CONTRATAÇÃO DE EMPREGADOS:
A contratação ou a admissão do empregado DEVERÁ ser enviada até o final do dia que antecede o inicio da prestação de serviços pelo trabalhador contratado. Caso não seja cumprida a falta de registro, o condomínio ou empregador se sujeitará à multa prevista no art. 47-A da CLT, no valor de R$ 600,00 por empregado prejudicado.
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ALTERAÇÃO DE DADOS CADASTRAIS E CONTRATUAIS:
É responsabilidade do empregador informar as alterações existentes no contrato de trabalho e nos dados cadastrais do trabalhador durante a vigência do vínculo empregatício, como prevê o artigo 41, parágrafo único da CLT. O valor da multa por empregado é de R$ 402,54.
ATESTADO DE SAÚDE OCUPACIONAL (ASO):
A realização dos seguintes exames médicos nos empregados: admissional, periódico, retorno ao trabalho, mudança de função e demissional, é necessária. A não realização pode gerar multa que vai de R$ 402,53 a R$ 4.025,33, chegando ao valor máximo na reincidência, resistência ou simulação por parte da empresa.
COMUNICAÇÃO DE ACIDENTE DE TRABALHO (CAT):
Todo acidente de trabalho deve ser comunicado de imediato. O prazo de envio é até o primeiro dia útil seguinte à ocorrência do acidente ou imediatamente em caso de falecimento do trabalhador. Caso não aconteça, a multa pode variar entre o limite mínimo e o máximo do salário de contribuição, podendo dobrar de valor em caso de reincidência.
AFASTAMENTO TEMPORÁRIO:
Quando o trabalhador se afasta por motivos variados, (férias, auxílio-doença, licença-maternidade, dentre outros), isso impacta seus direitos trabalhistas e previdenciários e também suas obrigações tributárias. A falta dessa informação sujeita o contribuinte às sanções legais, especialmente a multa que pode variar de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63.
FUNDO DE GARANTIA POR TEMPO DE SERVIÇO (FGTS):
Empresas que não fizerem o depósito, deixarem de computar parcela de remuneração ou efetuarem após notificação estarão sujeitas a multas que variam de R$ 10,64 a R$ 106,41 por empregado, podendo ser dobrado em caso de reincidência ou fraude.
FOLHA DE PAGAMENTO:
As empresas que deixarem de preparar e enviar o documento de acordo com os padrões e normas estabelecidas pelo sistema poderão ser penalizadas com multas a partir de R$ 1.812,87.
RAIS:
A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), fundamentada no artigo 25 da Lei n. 7.998/90, será substituída pelo e-Social. Entretanto, caso as empresas não enviem esses dados ou façam a entrega fora do prazo, poderão ser penalizadas com multa no valor mínimo de R$ 425,64, acrescido de R$ 106,40 por bimestre de atraso. E o máximo pode chegar a R$ 42.564,00.
PERFIL PROFISSIOGRÁFICO PREVIDENCIÁRIO (PPP):
As empresas são obrigadas a fornecer informações aos empregados expostos a agente nocivos químicos, físicos e biológicos ou associação de agentes prejudiciais à saúde ou à integridade física. O valor da multa em caso de descumprimento varia entre R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63, sendo determinada de acordo com a gravidade da situação.
Como já dissemos, o Síndico é fundamental para a perfeita implementação e operacionalização do e-Social, tendo em vista que a relação trabalhista, previdenciária e fiscal acontece dentro do condomínio e sob a administração dele.
Nesse sentido, ele deverá ser orientado pelo escritório de contabilidade ou administradora, sob a forma e os tempos de repasse das informações pertinentes, para que os mesmos tenham tempo hábil de produzir os arquivos e transmiti-los nos prazos estabelecidos.
Um alerta: como o responsável final pelas informações ao sistema é o empregador, no caso do condomínio acredito que os síndicos deverão acompanhar de forma séria e constante o trabalho dos escritórios, no sentido de conferir de perto se as novas obrigações estão realmente sendo totalmente respeitadas, sob pena de o condomínio ter que arcar com os prejuízos que advierem pelo desrespeito às novas regras de transmissão da escrituração digital implementada pelo governo.
ESTER DA SILVA MANSO GOMES. Especialista em Direito Tributário, Direito Processual Civil e em Direito Público (Constitucional); Consultora e Advogada Tributarista, Empresarial e Condominial em Rondonópolis-MT e região.
