Cuidados na escolha da administradora

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  • É aconselhável que sejam consultadas pelo menos três empresas e que seja feito o levantamento cadastral completo, visando saber como a empresa está perante o mercado, se possui ações, e de que tipo, e se sofreu denúncias a órgãos de defesa do consumidor, nessa análise também veja se a Classificação Nacional de Atividade Econômica (CNAE), mencionada no CNPJ da empresa, correspondente ao código 6822-6/00, indicado para administração e condomínio prediais, residenciais e comerciais. Essa opção sinaliza ao mercado que a empresa está oficialmente comprometida com o trabalho de administração de condomínio.
  • Avaliar se a empresa escolhida para ser parceira do síndico e compor a equipe administrativa é registrada no CRA (Conselho Regional de Administração) e se especifica no objeto do contrato de prestação de serviço “Administração de Condomínios” e não outras atividades, como “Processamento de Dados” ou ainda “Serviços de Auxílio ao Síndico”. Esse cuidado é importante para dar maior garantia ao síndico de que está dividindo as responsabilidades da gestão com uma empresa habilitada legalmente, tendo como respaldo o Conselho de Ética do CRA.
  • Verificar se a empresa tem comprometimento em atender todas as exigências legais e normativas, além de atualizar-se constantemente.
  • Observar se a empresa visita o condomínio periodicamente, ou somente nas assembleias contratadas, utilizando o telefone e o e-mail para o acompanhamento.
  • Solicitar informações sobre seu sistema de trabalho. Não é recomendável optar por uma administradora somente por ter nome no mercado ou preço baixo. Tanto o síndico como os moradores precisam se conscientizar que para poder contar com um trabalho de qualidade, em que a empresa assume as responsabilidades sobre a gestão, como parceira, tendo total controle de todos os processos, cumprindo todas as exigências legais, inclusive propondo redução de custos e benfeitorias, o preço do serviço provavelmente será superior à média de mercado.
  • Recomenda-se que o síndico, antes de contratar a empresa, visite alguns condomínios para os quais ela presta serviço e converse com o síndico e com os moradores.
  • O síndico deve saber como serão geridos os recursos, dando preferência às administradoras que trabalhem com contas bancárias separadas e em nome do condomínio, no caso de os recursos serem administrados pelo sistema de conta pool, o dinheiro do condomínio será depositado na conta da administradora, dificultando, portanto, a transparência e o controle através de extratos e a identificação dos resultados das aplicações.

 

 

  • Solicitar um modelo de demonstrativo financeiro elaborado pela administradora e, por meio dele, verificar se o período demonstrado abrange o mesmo que o condomínio utiliza para o controle de suas contas, ou seja, desde o primeiro dia do mês até o dia trinta ou trinta e um.
  • Enfatizar em contrato que as despesas mensais serão pagas pela administradora somente após autorização do síndico.
  • Verificar o número de assembleias que a administradora comparece sem custo adicional ao contrato.
  • Sempre firmar contrato escrito, em que deve constar todas as informações sobre o procedimento e os percentuais cobrados a título de honorários advocatícios, no caso de haver condôminos inadimplentes e também para a assessoria jurídica em geral, se for o caso. Recomenda-se que o advogado seja contratado diretamente pelo condomínio. No contrato deverá ser destacado o valor dos honorários e os percentuais, que variam de acordo com cada ´profissional e as necessidades de cada condomínio. O advogado pode cobrar um valor fixo mensal e, além disso, um percentual sobre o valor efetivamente recebido nas ações concluídas extrajudiciais e judiciais. Outra forma é contratar apenas o pagamento dos honorários no final de cada ação (sempre firmado em contrato), que poderá ser pago totalmente pelo condomínio ou pelo devedor. É importante mencionar que os honorários referentes à sucumbência pertencem ao advogado da parte vencedora e podem ser descontados do percentual a que o advogado do condomínio tem a receber, desde que isso seja estipulado em contrato. Existe ainda a modalidade “ad exitus” na qual é estabelecido um percentual ou valor que será pago ao advogado, somente se ele obtiver resultado favorável aos fornecedores.
  • Verificar com bastante atenção se todos os pagamentos aos fornecedores e as guias de recolhimento dos impostos e taxas estão autenticadas pela rede bancária, sendo aconselhável o levantamento periódico do relatório de pendencia junto aos órgãos competentes e também o levantamento os cartórios de protestos. Hoje, muitos comprovantes são facilmente obtidos pela internet, sendo que alguns necessitam do certificado digital.
  • Observar no contrato se a administradora se responsabiliza pelos erros cometidos por ela, inclusive reembolsando o condomínio por multas ou despesas provenientes de pagamento em atraso.
  • Questionar quais serão os valores adicionais cobrados mensalmente pela empresa, além do estipulado como taxa administrativa, evitando ter surpresas com cobranças como cópias, taxas por emissão de boleto, serviço para o registro de ata e acompanhamento tributário referente aos terceiros.
  • Visitar a administradora para avaliar suas condições de operação e suas instalações.
  • Pedir uma lista de clientes da administradora com nomes e telefones.

Fonte: Revolucionando o Condomínio – Rosely Benevides de Oliveira Schwartz.


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