Certificação Digital em Condomínios

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As principais dúvidas a respeito dos certificados digitais e assinatura eletrônica para condomínios

A Caixa Econômica Federal passou a informar que desde 2012 é fundamental que os condomínios, entre outros, esteja com os certificados digitais providenciados. Mesmo com as solicitações, alguns condomínios ainda não fazem corretamente, ou nem se quer providenciam os certificados digitais.

Através do canal “Conectividade Social”, da Caixa Econômica Federal, é possível conseguir o certificado digital entre outras funcionalidades. Por meio desse acesso, o síndico ou a administradora do condomínio pode encaminhar dados importantes referentes aos funcionários, e caso ambos não fizerem essa atualização, podem ser penalizados com multas pela Justiça do Trabalho, e o condomínio ainda fica sujeito a sofrer processos trabalhistas.

Apesar de ter sido exigido já faz um tempo, ainda existem muitas dúvidas a respeito desse assunto, devido isso, o portal Síndico Legal foi atrás de respostas para esclarecer essas incertezas.

 

Todos os condomínios são obrigados a terem o certificado?

Sem exceção, todos os condomínios devem e precisam ter o seu certificado digital sempre atualizado.

E apenas o síndico pode retirar o equipamento em uma autoridade certificadora. A administradora até pode auxiliar, deixando toda a documentação do condomínio e do síndico em ordem, mas para fazer o agendamento, somente o responsável pelo condomínio, no caso o síndico. Nem mesmo procurações são aceitas.

 

Porque é necessário preparar o certificado digital?

A certificação digital é aonde o síndico ou a administradora do condomínio conseguem gerir informações a respeito do FGTS, RAIS INSS, entre outros documentos, utilizando o canal “Conectividade Social” da Caixa Econômica Federal.

 

Caso o condomínio não possua funcionários, é obrigatória a certificação digital?

Mesmo o condomínio não possuir funcionários contratados, provavelmente ele conta com prestadores de serviços autônomos, e ainda assim é necessário possuir a assinatura eletrônica, por conta do RPA’s (Recibo de Pagamento para Autônomos), e assim também precisarão usar o canal “Conectividade Social” para cadastrar os dados. Além do mais, algumas informações a respeito do Imposto de Renda deverão ser enviadas através desse canal.

 

Prazo

É recomendado que para evitar maiores transtorno, deve estar com as responsabilidades em dia com a Caixa Econômica Federal e com a Receita Federal. E não deixar para a última hora, porque geralmente os sites ficam lentos e pode ficar fora do ar, devido o aumento da procura.

 

Sem assinatura eletrônica

Se o condomínio não providenciar a assinatura eletrônica, informações importantes sobre funcionários não serão enviados à Caixa Econômica Federal, e o responsável pelo condomínio, seja ele o síndico ou a administradora, ficam sujeitos a sofrerem processos trabalhistas ou serem penalizados com multas pela Justiça do Trabalho.

 

Documentos

Para providenciar a certificação digital junto a Caixa Econômica Federal, deve ter em mãos os seguintes documentos, originais e cópias:

– RG e CPF do síndico (ou CNH)

– Comprovante de residência do síndico

– Ata de eleição do síndico

– Cartão do CNPJ do condomínio

– Convenção do condomínio

– Especificação do condomínio (fica na instituição, feita quando a construtora projeta o condomínio)

– Instituição do condomínio (como se fosse a certidão de nascimento do empreendimento, disponível no cartório de imóveis)

 

Síndico desatualizado na Receita Federal

O síndico deve e precisa estar devidamente cadastrado e atualizado junto à Receita Federal, caso ele não esteja, atrasará e muito a emissão da assinatura digital.

Outro grave problema que poderá acontecer, no caso da desatualização do síndico na Receita Federal, é que o antigo síndico poderá ser responsabilizado por fraudes, erros ou má conduta da atual gestão.

 

Vantagem do certificado

Primeiramente, o condomínio estará em dia conforme a exigência da legislação, e segundo que fica muito mais fácil administrar o condomínio com as contribuições dos funcionários estando em dia, de maneira correta, ou se existe algum atraso por parte da administradora ou prestadoras de serviços.

 

Dificuldade do certificado

Todos os documentos precisam estar corretos, sem nenhuma discordância. O nome do síndico deve estar de acordo com os seus documentos, e devem constar na base da Receita Federal, assumindo a responsabilidade pelo condomínio. O nome do condomínio também precisa estar em acordo, devidamente escrito como consta nas Atas e na Receita Federal.

 

Condomínios antigos

Alguns condomínios não possuem convenção, por serem muito antigos. Diante disso, é possível fazer a certificação tendo em mãos a matrícula-mãe do empreendimento.

 

 

Prazo da assinatura eletrônica

Depende muito das condições dos documentos do condomínio. Caso esteja com tudo atualizado, e sem nenhum erro, somente dependerá da instituição expedir o certificado. Porém quando existem discordâncias, geralmente demora cerca de 20 dias, pois o condomínio precisa apresentar os documentos em ordem.

O portal Síndico Legal recomenda que cada condomínio procure o equipamento que melhor atenderá a gestão, de acordo com a realidade do empreendimento, e também com os custos que irão ter.

 

Toheá Ranzeti – Redação Síndico Legal

 

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