A importância da Governança condominial

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Texto de autoria de Thomaz Whately

O condomínio edilício é regulado pelo Código Civil de 2002 e (uma vez instituído) passa a ser gerido por sua convenção condominial, com regras de administração específicas e obrigações semelhantes a uma organização empresarial. Embora não tenha sido inserido no rol das pessoas jurídicas de direito privado (artigo 44 do Código Civil), admiti-lo como mera “ficção jurídica” é incoerente diante da complexidade das relações socioeconômicas experimentadas dentro da coletividade, atualmente em constante transformação.

Considerando que o condomínio obriga-se a: obter cadastros junto à Receita Federal (CNPJ), INSS, FGTS; preencher livros fiscais; contratar funcionários; recolher impostos; movimentar contas e; celebrar contratos; estando legitimado, ainda, a atuar em Juízo (representado por seu Síndico); não resta dúvida que se equipara a uma empresa, com personificação jurídica1.

Além das responsabilidades e obrigações inerentes à gestão condominial que justificam sua personalidade jurídica, temos diversas mudanças nos empreendimentos e nos padrões comportamentais dos condôminos, refletidas em novas estruturas e formas de uso da propriedade, tais como: (i) implantação de home clubs, condomínios multiuso e de uso misto; (ii) novas modalidades de aproveitamento das áreas comuns (cafés, lavanderia wirelessgarage bandskate park, áreas para tratamento estético e de bem estar; (iii) compartilhamento de espaços (co-workingco-living) e Airbnb; (iv) influência da mobilidade urbana e novos meios de locomoção; (v) utilização da tecnologia e redes sociais como novas formas de comunicação; e (vi) preocupações com a sustentabilidade e o meio-ambiente.

Diante deste cenário, como organizar as diversas competências e obrigações, visando evitar conflitos entre os condôminos? Como fazer a escolha do Síndico? A eleição do gestor não pode ser feita tão somente com base em critérios de amizade, simpatia ou sob a coordenação de determinado grupo de moradores.

Qualquer empreendimento (seja apenas uma torre residencial ou um condomínio multiuso) deve se preocupar em estabelecer um sistema de governança que contenha um planejamento e regras objetivas que preservem os interesses e o valor econômico do condomínio, mesmo que haja alternância de poder.

Este formato organizacional trazido para o âmbito do condomínio foi inspirado no conceito de governança corporativa:

Governança corporativa é o sistema pelo qual as empresas e demais organizações são dirigidas, monitoradas e incentivadas, envolvendo os relacionamentos entre sócios, conselho de administração, diretoria, órgãos de fiscalização e controle e demais partes interessadas. As boas práticas de governança corporativa convertem princípios básicos em recomendações objetivas, alinhando interesses com a finalidade de preservar e otimizar o valor econômico de longo prazo da organização, facilitando seu acesso a recursos e contribuindo para a qualidade da gestão da organização, sua longevidade e o bem comum2.

De uma forma prática e resumida, podemos destacar os seguintes princípios que devem pautar uma boa governança condominial:

Ø Responsabilidade Corporativa: zelar pela viabilidade econômico-financeira, visando sempre melhorar o modelo condominial implantado (aspectos sociais, quadro de funcionários, manutenção do patrimônio, sistemas de controle e de segurança);

Ø Transparência: disponibilizar informações de interesse dos condôminos, não só aquelas decorrentes de leis, da Convenção ou Regimento Interno; divulgar o desempenho econômico-financeiro do Condomínio;

Ø Equidade: tratamento justo e isonômico de todos os condôminos e funcionários; sempre buscando evitar e/ou solucionar conflitos;

Ø Prestação de Contas: o Síndico e os membros eleitos devem atuar de forma diligente, clara e tempestiva, respondendo por seus atos;

Ø Planejamento: adequação de orçamentos e análise de investimentos;

Ø Controles Internos: criação de padrões e procedimentos para tornar eficiente a gestão dos recursos condominiais (ex: planos de contas, orçamentos, relatórios, registros, treinamentos). A contratação de auditoria externa garante maior transparência à administração.

Todavia, é fundamental que exista uma conexão positiva entre o sistema de governança e os condôminos. Todos precisam estar motivados e alinhados com a aplicação dos princípios e normas previamente definidas. Consoante ensinamentos de Fábio Barletta Gomes e Daniele Oliveira Barletta Gomes:

A expressão governança condominial traz ínsita a ideia de ‘compatibilização de interesses’ que se materializa através de um plano de ação, assegurando que o comportamento e as decisões tomadas pelo síndico estejam em consonância com os interesses da sociedade condominial. (…) Uma expressão chave para se alcançar um planejamento eficaz é o comprometimento coletivo.3

Para a Governança Condominial ser efetiva é fundamental: (i) gestão participativa dos moradores; e (ii) um sistema adequado de compliance a fim de assegurar a conformidade com princípios, normas e procedimentos estabelecidos pelo condomínio, mitigando os riscos da operação e eventuais conflitos.

 

 

compliance é um exercício diário de controle e eficiência nos processos de gestão. Vai além de números, agrega valores morais e éticos, tendo sempre como princípio a boa-fé objetiva4. A implantação de um programa de compliance depende de interação transparente e compromissada do Síndico, órgãos diretivos, Administradora e condôminos.

O Condomínio precisa criar um código de ética com políticas anticorrupção5 que discipline desde a comunicação interna (criando canais de denúncia e avaliações continuadas do programa), até a elaboração de rotinas e procedimentos na esfera operacional, administrativa e trabalhista, aplicando-se para todos os terceiros e prestadores de serviços.

Em paralelo, para ressalvar a imparcialidade e independência do Síndico, deve ser realizada auditoria periódica das demonstrações financeiras, transações e operações de uma entidade ou de um projeto, efetuada por contadores, com a finalidade de assegurar a fidelidade dos registrose proporcionar credibilidade às demonstrações financeiras.

O Código Civil de 2002 define as atribuições do Síndico (art. 1348 CC) e confere aos condôminos autonomia para legislar acerca da forma de administração do Condomínio (art. 1334, II CC).

Desse modo, é necessário legitimar a atuação do Síndico instituindo um sistema normativo voltado para a gestão do Condomínio e não que discipline apenas a utilização das suas áreas comuns.

Há uma necessidade de mudança cultural para que os Condomínios sejam administrados como empresas.

Como medidas recomendáveis de Governança Condominial temos algumas de suma importância:

(i) organização das assembleias;

(ii) formação de Conselho Administrativo e Fiscal atuantes;

(iii) políticas de contratação

(iv) controle do Contencioso Cível e Trabalhista;

(v) recuperação de Crédito;

(vi) controle dos gastos;

(vii) mediação/arbitragem para a solução de conflitos entre condôminos e entre estes e o Condomínio;

(viii) transparência das informações;

(ix) prestação de contas em conformidade com as normas regulamentadoras;

(x) ações do Síndico legitimadas pelo Jurídico;

(xi) políticas de comunicação interna do Condomínio; e

(xii) tratamento igualitário aos condôminos.

No que se refere à política de contratação, por exemplo, deve ser elaborado edital de concorrência a ser divulgado para os condôminos e demais interessados, estabelecendo o escopo da contratação e a descrição dos produtos e serviços a serem adquiridos e/ou contratados. É importante assegurar que inexista vínculos entre o Síndico ou membros da gestão com as empresas contratadas, devendo ser estabelecidos pré-requisitos para os contratantes (prazo máximo para apresentação das propostas), cotando-se no mínimo três concorrentes.

Nas hipóteses em que o valor da proposta ultrapassar a autonomia do Síndico prevista nos instrumentos normativos do Condomínio, ele ainda poderá submeter tal aprovação ao Conselho e/ou assembleia de condôminos, assegurando transparência e economicidade6 à gestão dos contratos.

O Síndico do Condomínio, por força do artigo 1.348 do Código Civil, precisa cumprir com seus deveres e atribuições, sob pena de responder civil e criminalmente. Ou seja, ele responde com seu patrimônio por danos causados ao Condomínio.

Dentro deste contexto da Governança Condominial, surge uma nova demanda do mercado: a figura do síndico profissional7. Em medida podemos coadunar este tipo de gestão com um sistema de normas e regras de compliance do Condomínio?

Em primeiro lugar, seguindo uma boa política de contratação (conforme referido acima), a escolha de um síndico externo como prestador de serviços, deve levar em consideração o cadastro, as referências, seu histórico profissional, o lastro patrimonial ou, no caso de uma empresa, o seu capital social, para avaliar se ele tem condição de suportar eventual ônus que venha causar.

Um dos grandes problemas do síndico externo reside no alto turnover, fazendo com o que os Condomínios retornem ao modelo tradicional. a Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo (AABIC – Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo), verificou em recente pesquisa que cerca de 50% dos condomínios que mudaram para a gestão de um síndico externo voltaram atrás.

A realidade apurada é que o síndico externo normalmente não se envolve integralmente no dia a dia do condomínio. Considerando que a boa prática de Governança Condominial depende do comprometimento coletivo, a falta de disponibilidade do síndico terceirizado é um ponto negativo.

Na prática, este tipo de gestor depende muito do modelo de empreendimento condominial implantado. Nos condomínios com regras bem definidas e órgãos diretivos atuantes (conselhos consultivo e fiscal), o envolvimento pessoal do síndico acaba sendo menor, pois ele recebe as informações necessárias facilitando uma análise isenta das melhores alternativas para resolução das pendências.

Em tese, para condomínios multiuso, de uso misto ou com muitas torres, a administração é mais complexa, exigindo certa profissionalização, normalmente exercida por um síndico terceirizado. De outro lado, para condomínios menores, nos quais os moradores convivem diariamente e o envolvimento é mais pessoal, é bem provável que o síndico profissional não tenha a mesma disponibilidade e comprometimento de um síndico condômino.

Conforme bem ressaltou Rubens Carmo Elias Filho, advogado e presidente do Conselho Consultivo da AABIC:

As vantagens observadas no síndico externo são que ele está mais neutro na relação. O fato de ele não estar tão envolvido no dia a dia do condomínio e de ele ter um conhecimento prévio das atribuições e funções, em tese o fazem capaz de realizar melhor administração do que um síndico proprietário. Quando é um bom síndico terceirizado, ele estará preparado para isso e exercerá a atividade entregando um benefício maior do que o síndico morador. De fato, costuma custar mais caro e cada condomínio em sua estrutura.

Acreditamos, porém, que há espaços tanto para a administradora, quanto para o síndico terceirizado e, efetivamente, a cláusula de entrada deveria melhorar. Como não há barreira de entrada, os condomínios têm de ser mais bem elucidados quanto aos cuidados na contratação, para não contratarem pessoas despreparadas ou sem capacidade de responder, caso o síndico venha a causar algum dano ao condomínio.”8

Além do tamanho ou complexidade do empreendimento, a contratação de um síndico profissional só faz sentido quando há diretrizes específicas do condomínio quanto às suas atribuições e forma de comunicação com os órgãos diretivos e condôminos. O Condomínio precisa transmitir toda cultura de sua coletividade e deixar bem claro quais os objetivos desta atuação profissional para não haver frustrações.

Neste passo, não há dúvida de que as práticas da governança condominial trazem muitos resultados satisfatórios. A atuação do síndico (convencional ou externo) é mais eficaz quando o condomínio possui administração planejada, com procedimentos internos bem delimitados, que garantem maior eficiência na gestão dos recursos condominiais, reduzindo o “peso” da responsabilidade na tomada de muitas decisões, cuja interpretação (sem balizas ou padrões adequados) poderia ser prejudicial aos interesses dos condôminos.

Destarte, a adoção dos princípios básicos da governança condominial torna a gestão do condomínio mais eficiente e transparente, facilitando os canais de participação e comunicação dos condôminos, agregando valor ao empreendimento como um todo.

Agradecimentos:

Este artigo foi elaborado com base na apresentação realizada no II Congresso do IBRADIM de Direito Imobiliário, com a participação de membros da Comissão de Condomínios: Thomaz Whately (Moderador), Ionara Ribeiro, Rubens Carmo Elias Filho e Dennis Martins.

___________

1 A Doutrina e a Jurisprudência já admitem esta personalidade jurídica, podendo o condomínio edilício: (i) adjudicar direitos do condômino inadimplente (transmitindo a terceiros); (ii) ser proprietário de unidades autônomas, lojas no térreo ou garagems; (iii) locar área e auferir receita; (iv) possuir órgãos próprios (assembleia e conselho consultivo). Os Enunciados 90 e 246 das Jornadas de Direito Civil da Justiça Comum Federal também traduzem este reconhecimento.

2 Fonte: IBGC, Código das Melhores Práticas de Governança Corporativa, 2015

3 Fabio Barletta Gomes/Daniele Oliveira Barletta Gomes – Gestão Condominial Eficiente, Ed. Lumen Juris, RJ, 2018

4 “Estar em compliance é cumprir a legislação e as políticas internas por mera obrigação ou para reduzir eventuais penalidades, caso a organização sofra uma punição. Ser compliant é o cumprimento consciente e deliberado da legislação e de políticas internas, guiado pelos princípios e valores que compõem a identidade da organização, visando sua longevidade”. (IBGC, 2017/Compliance à luz da governança corporativa)

5 Em linhas gerais uma política anticorrupção deve praticar: (i) padrões de transparência, legalidade e integridade; (ii) contratação de terceiros idôneos com qualificação técnica adequada; (iii) criar Registros Contábeis; (iv) divulgação, atualização e treinamento de todos os envolvidos na Gestão; (vi) apuração de violação e aplicabilidade de sanções. Por outro lado, deve eliminar: (i) pagamentos indevidos (suborno, propina); (ii) fraude em concorrência; (iii) superfaturamento; (iv) brindes, presentes.

6 Economia gera valorização e liquidez do patrimônio condominial.

7 Art. 1.347 do Código Civil. “A assembleia escolherá um síndico, que poderá não ser condômino, para administrar o condomínio, por prazo não superior a dois anos, o qual poderá renovar-se”. Logo, o Síndico pode ser pessoa física ou jurídica.

8 Síndicos terceirizados: “Faltam barreiras de entrada no mercado“.

 

Fonte: Migalahs

 

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