A assembleia se constitui com sendo um órgão deliberativo do condomínio, do qual participam todos os condôminos, decidindo questões que circundam a vida condominial, prevalecendo o interesse coletivo.
O Código Civil estabelece algumas diretrizes gerais, e fixa outras competências da assembleia, para normatizar a vida dos condôminos. Com isso, o legislador, decidiu que certas peculiaridades da vida em condomínio deveriam ser regulamentadas pelos próprios interessados, como a forma de administração, cobrança, uso de áreas comuns, entre outros.
A assembleia geral ordinária, é de realização obrigatória, e realizar-se-á, ao menos, uma vez ao ano, e deverá discutir, entre outras matérias, a aprovação do orçamento das despesas, a fixação das contribuições dos condôminos, aprovação ou rejeição de contas, eleição de um novo síndico, a forma como o condomínio será administrado, entre outros, sendo observado, para cada caso, o respectivo quórum.
Art. 1.348. do Código Civil: Compete ao síndico:
I – convocar a assembleia dos condôminos;
Art. 1.350 do Código Civil: Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger lhe o substituto e alterar o regimento interno.
1º Se o síndico não convocar a assembleia, um quarto dos condôminos poderá fazê-lo.
2º Se a assembleia não se reunir, o juiz decidirá, a requerimento de qualquer condômino.
Conforme estabelece o art. 1.350, a Assembleia Geral Ordinária ocorre anualmente, na época e na forma previstas pela Convenção Condominial, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, bem como eleger o substituto do síndico ou alterar o regimento interno.
A convocação dessa Assembleia é atribuição do síndico, entretanto, diante da importância das matérias debatidas, a inércia do síndico poderá ser suprida pela convocação por parte de ¼ dos condôminos (art. 1.350, § 1º).
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MATÉRIAS TRATADAS PELA ASSEMBLEIA GERAL ORDINÁRIA:
As matérias a serem discutidas em assembleia geral ordinária, são:
- Aprovar o orçamento das despesas: o síndico deverá organizar uma peça escrita, na qual deverá constar toda a receita do condomínio, contendo, receitas e despesas, referente a cada ano, projetando receitas e despesas, em sua grande maioria ordinárias, e deixando um capital reservado a fim de alguma eventualidade que se fizer necessária;
- Relatório do Orçamento – é a diferença entre gastos planejados e valores gastos, comparando-se o orçamento de gastos e receitas decidido no início da gestão com o que foi efetivamente gasto até o final;
- Relatório de Receitas – este relatório basicamente se divide em dois: condôminos adimplentes e inadimplentes, tendo estes últimos o acréscimo de multas por atraso na taxa condominial. Outra possível receita é o valor de aluguéis de espaços comuns do condomínio;
- Relatório de Despesas – geralmente divide-se em 3 tipos: FIXAS (folhas de pagamento, contratos fixos, seguros, entre outros); VARIÁVEIS (manutenções programadas ou outros gastos que tenham uma variação de valor mensal); e EXTRAS (obras ou consertos extraordinários);
- Balancete – resumo das despesas e receitas do condomínio, bem como o saldo do mês (diferença entre receitas e despesas do mês vigente) e o saldo atual (total que o condomínio tem em caixa);
- Inadimplência – divulgação das métricas relevantes sobre o assunto, como porcentagens, quantidades de cotas, valor por unidade e ações tomadas para a redução do índice.
- Fixar as contribuições dos condôminos: ao fixar as contribuições, deverá se levar em conta, as despesas ordinárias, efetuar uma projeção de eventuais despesas extraordinárias, se há a necessidade de criação de um fundo de reserva, ou mesmo melhorias;
- Prestação de contas: uma peça escrita, na qual deverá constar toda a receita efetivamente realizada pelo condomínio, demonstrando a arrecadação efetiva, a alocação de recursos do condomínio e eventuais débitos dos demais condôminos;
- Eventualmente eleger a direção do condomínio (síndico, subsíndico, conselho fiscal, conselho consultivo): antes do término do mandato, será escolhido a nova direção do condomínio; cada condomínio estabelece regras para a eleição, fixando por exemplo, requisitos (observado as disposições da lei), o prazo, os documentos, entre outros;
- Alterar o regimento interno: a alteração do regimento interno depende de um quórum de maioria simples (enunciado 248 do CJF e Resp. 1.169.865-DF); a alteração do regimento interno visa complementar a convenção, dispondo sobre o uso e comportamento em relação às áreas comuns e à convivência pacífica entre todos;
- Alteração da convenção: mediante a aprovação de 2/3 dos condôminos, poderá ser alterada a convenção; lembramos que a convenção regula direitos e deveres dos condôminos e ocupantes do edifício ou conjunto de edifícios.
O instrumento de convocação da assembleia, deverá constar a ordem do dia, evitando o uso do termo “assuntos gerias”, pois, o instrumento de convocação vincula a assembleia, e as deliberações vinculam os condôminos.
Cabe destacar que não é vedado a assembleia geral ordinária discutir e deliberar sobre outros assuntos; porém deverá constar no respectivo edital convocação, dando ciência a todos os condôminos das matérias.
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