4 fatores que geram desconfiança com relação ao Síndico

Muitos síndicos sofrem com o problema da desconfiança de que seus atos de gestão são duvidosos ou até ilegais. E os moradores estão no seu direito de questionar. Afinal, o condomínio é de todos os condôminos e o síndico deve representar a decisão e vontade da maioria – ainda que a vontade dele como morador não seja a mesma da maioria. E ainda, cabe ao mesmo, o papel de apresentação mensal das contas com esclarecimento de quaisquer dúvidas que surgirem sobre seus atos de gestão, sempre que for solicitado.

Inúmeras são as variáveis que fazem crescer essa percepção de desconfiança de idoneidade do síndico, mesmo que o síndico esteja realizando sua gestão com competência e legalidade. Mas há 4 principais fatores que respondem mais fortemente para que condôminos coloquem em cheque o caráter e a gestão do síndico, seja ele morador ou síndico profissional:

4 fatores que geram desconfiança com relação ao Síndico: 

1. A demora na apresentação das informações econômico financeiras de forma completa e de acordo com a lei nº 10.406/2002 

A realidade do mercado é que em geral o síndico contrata uma administradora de condomínio que é a responsável pela consolidação das informações e entrega do balancete no livro mensal para aprovação do conselho fiscal e verificação de qualquer condômino.

A demora na apresentação dessas contas aliada a outras variáveis faz com que haja uma desconfiança de que algo está acontecendo de errado devido ao síndico/administradora demorar para apresentar as contas. Independente se a demora decorre do síndico não passar informações para a administradora fechar o livro ou se a administradora demora para realizar a consolidação, a demora em si aumenta a percepção de falta de idoneidade do síndico que é quem representa o condomínio.

Soluções: Cabe ao síndico e a administradora organizar processos com prazos que realmente sejam cumpridos por ambas as partes para que tal percepção de desconfiança seja reduzida. Outra solução muito eficiente é o uso da tecnologia, trabalhar com administradoras de condomínios que utilizam sistemas que apresentam digitalmente as informações de forma muito mais rápida e fácil de ser checada e rastreada.

1. A falta de profissionalismo do gestor

Temos a cultura de acreditar que um condomínio pode ser gerido por qualquer um. Até certo ponto pode ser verdade, considerando o nível de gestão exigido, tamanho e número de unidades do condomínio. Mas se a maioria dos condôminos são pessoas mais exigentes e conscientes de que uma gestão profissional representa uma redução de custo do valor do condomínio e melhor estruturação e harmonia na vida dos condôminos, certamente muitas pessoas na hora de votar escolheriam melhor quem deveria representá-los como síndico.

Mas o ponto chave é que um gestor inexperiente não realiza ou realiza de modo não profissional seu mandato,e muitas vezes, age indevidamente não por má fé mas por desconhecer a forma legal de fazer. Além de muitas vezes não saber gerir pessoas, não saber negociar bem, não conhecer as tecnologias disponíveis que pode facilitar seu trabalho e por desconhecimento acaba sendo um representante dos condôminos que só vive para resolver problemas e não um gestor de verdade para o condomínio.

Soluções: não estou dizendo aqui que só deva existir síndico profissional contratado, mesmo sabendo que a experiência economiza erros que podem custar muito caro para o condomínio mas o síndico profissional é sim uma solução (principalmente para condomínios com muitas unidades e grande áreas comuns, onde ele deixa de ser opção e passa a ser necessidade). Mas caso não seja a vontade da maioria a contratação de um síndico profissional, sugiro que o condomínio invista em um treinamento/atualização em gestão de condomínios para síndicos moradores e que haja a contratação de uma empresa de administração de condomínios que preste uma assessoria de gestão condominial efetiva de forma a ajudar na criação ou reestruturação de processos que aumentem a eficiência e transparência na gestão condominial, minimizando assim a percepção de desconfiança no trabalho do síndico.

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1. A dificuldade na comunicação do síndico

Como a maioria dos condomínios têm síndicos moradores, e portanto, não há uma seleção profissional e na maioria das vezes nem mesmo uma apresentação simplificada das competências de um candidato a síndico, acabam sendo síndicos pessoas com perfis não adequados ao cargo.

Um síndico tem que saber se comunicar para lidar e gerir pessoas. Ele tem que ter equilíbrio emocional para saber lidar com problemas dos mais diversos e saber comunicar de acordo com os diversos perfis de moradores. Síndicos que não têm essa facilidade devem buscar desenvolver tais habilidades para que não haja um desgaste entre pessoas no lugar onde deveria prevalecer a harmonia e o respeito, que é o ambiente de convivência do seu condomínio, seu lar.

Essa dificuldade de comunicação,quer seja ela de maneira grosseira e imprudente, quer seja ela de maneira compassiva e de fuga de conflito, acabam criando desconfianças de que o síndico só faz o que ele quer ou de que ele não faz nada, ainda que o trabalho de gestão dele seja muito eficiente.

Soluções: Se você é síndico e acredita que muitas vezes não consegue comunicar de forma eficaz todo bom trabalho que está sendo realizado por você no seu condomínio e acredita que a falta de habilidade de comunicar seja seu caso, sugiro que, caso seja possível, busque escolher alguém que tenha tal habilidade para cuidar dessa parte da comunicação, talvez alguém que faça parte do conselho ou funcionário do condomínio.

Sugiro que adicionalmente haja a criação de regras de comunicação, como por exemplo:

• qualquer comunicação com o síndico deve ser formalizada por e-mail ou app, se o condomínio tiver. Isso documenta e oficializa os fatos.
• o síndico tem prazo de até 5 dias para responder às solicitações também de forma formal. Prazos dão efetividade e comprovam a gestão.
• apenas em caso de urgência deve-se ligar para o síndico e de preferência em horário comercial e mesmo nos casos de emergência onde a comunicação foi feita por telefone é obrigatória que seja formalizada por email.
• sugestões de melhorias poderão ser colocadas em votação se há ou não interesse da maioria em incluir em pauta de uma assembléia.
• em caso de condomínios que tenham sistema e app para comunicação deve-se criar formas de estimular a comunicação via tais sistemas.
• dúvidas relacionadas a boletos ou negociação do condomínio solicitar por e-mail / app/ sistema ou tel da administradora X.

1. A falta de uma assessoria de gestão e jurídica profissional

 Um condomínio lida com riscos não apenas materiais mas riscos contra a vida de pessoas das mais variadas idades e necessidades. Portanto, deve ter uma assessoria para realizar uma gestão eficiente não “apenas” para o melhor uso de recursos possíveis para atender as exigências do condomínio dentro da legalidade mas também para identificar necessidades de segurança obrigatórias ou não por lei que protejam seus moradores.

O termo profissionalismo aqui está relacionado a prestação de serviços de forma transparente, ágil e eficiente. O profissionalismo deveria ser praxe em todos os condomínios, independente da administradora contratada ou síndico que estivesse à frente da gestão, já que isso minimizaria não apenas as desconfianças não reais mas os reais riscos da ocorrência de problemas relacionadas a atos de má fé contra o condomínio.

Soluções: a criação pelo condomínio de regras ou processos com foco na transparência são fundamentais. Novamente a tecnologia hoje vem nos ajudar a proporcionar essa transparência, seja na já dita prestação de contas digitais, ou agilidade na conciliação mas não adianta um sistema ou app maravilhoso se não existe uma assessoria especializada e profissional que apoie o síndico na criação de processos padrões transparentes e dentro da legalidade.

Tatiana Yeh – Empresária, palestrante, master business coach, consultora de negócios e estrategista de mercado. É mestre em administração de empresas com mais de 20 anos de experiência e especialista na melhoria da gestão dos condomínios com a integração da tecnologia, inovação e sustentabilidade. Sócia da empresa Condominiotec & BRCondos Vila Velha.

 

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